Inzage en bewaartermijn Groeidocument

De basisschool en het samenwerkingsverband wisselen gegevens uit over leerlingen via het Groeidocument Het Groeidocument is een digitale omgeving waarin de informatie over uw kind veilig gedeeld kan worden. In dit Groeidocument staan de onderwijs- en ondersteuningsbehoeften beschreven over een leerling. Het Groeidocument wordt gebruikt als voorbereiding op een ondersteuningsteam (OT). U als ouder kan ook zelf het Groeidocument inzien en wijzigingen doorgeven. Wijzingen kunnen doorgegeven worden aan school. Pas als u als ouders akkoord gaat met het Groeidocument dan wordt dit gedeeld met het samenwerkingsverband.  

De wettelijke bewaartermijn voor deze uitgewisselde gegevens bedraagt drie jaar. De Groeidocument worden na deze termijn automatisch vernietigd.  

Financiële gegevens die nodig zijn voor het berekenen van de hoogte van bekostiging (bijvoorbeeld bij de afgifte van een TLV), worden tot 7 jaar bewaard. Dit betreft hierbij een beperkt aantal gegevens. Te denken valt aan NAW-gegevens, datum afgifte, afloop beschikking en vermelding van advies deskundigen. 

Als ouder heeft u altijd het recht om het dossier van uw minderjarig kind in te zien of op te vragen. Hiervoor kunt u uw een verzoek richten tot de school waar uw kind op heeft gezeten: 

• De basisschool bewaart tot 5 jaar na vertrek van de leerling alle gegevens in de leerlingenadministratie en Groeidocument. 
• Het Samenwerkingsverband bewaart tot 3 jaar de Groeidocument gegevens die nodig zijn voor advisering over de ondersteuningsbehoefte van de leerling of het afgeven van een toelaatbaarheidsverklaring. 
• Beide instellingen bewaren tot 7 jaar de gegevens die nodig zijn voor het berekenen van de hoogte van de financiële en fiscale bekostiging van de instelling. 

Het bewaren van persoonsgegevens is gebonden aan regels. Voor sommige typen persoonsgegevens gelden wettelijke termijnen.  

Welke wettelijke termijnen geldt hangt af van de wet waaronder de persoonsgegevens vallen.  
In het onderwijs heb je te maken met o.a. onderwijswetten, de Archiefwet of de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Hoe lang je ze moet bewaren is vastgelegd in de wet.